Kann eine GmbH Kleinunternehmer sein?
Ja. § 19 des Umsatzsteuergesetzes spricht von „Unternehmer“ und nennt keine Rechtsform. Eine GmbH, eine UG (haftungsbeschränkt) und ein Einzelunternehmer fallen unter dieselbe Regel, solange sie im Inland ansässig sind.
Seit dem 1. Januar 2025 gelten 2 Grenzen. Der Gesamtumsatz darf im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreiten. Beide Werte sind netto gerechnet, also ohne Umsatzsteuer.
Was zum Gesamtumsatz einer GmbH zählt
Gerechnet wird nach vereinnahmten Entgelten, also nach dem Geld, das im Jahr tatsächlich eingeht. Der Verkauf von Anlagevermögen, etwa eines gebrauchten Firmenwagens, zählt nicht mit. Bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG, werden abgezogen (§ 19 Absatz 2 UStG).
Die Einzahlung des Stammkapitals ist kein Umsatz. Sie erhöht deshalb den Gesamtumsatz nicht.
Anmeldung bei der Gründung
Bei der Gründung einer GmbH oder UG schickt die Geschäftsführung den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER an das Finanzamt. Dort gibst du an, ob die Gesellschaft Kleinunternehmer sein will, und schätzt den Umsatz des ersten Jahres. Im Gründungsjahr gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung die Grenze von 25.000 € (BMF-Schreiben vom 18.03.2025). Überschreitet der Umsatz sie, schuldet die Gesellschaft ab dem Umsatz über der Grenze Umsatzsteuer. Bleibt sie darunter, führt das Finanzamt die Gesellschaft ohne Umsatzsteuer.
Rechnung einer Kleinunternehmer-GmbH
Auf der Rechnung steht keine Umsatzsteuer. Du schreibst einen Hinweis dazu, zum Beispiel: „Es wird keine Umsatzsteuer berechnet, Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.“ Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du sie nach § 14c UStG dem Finanzamt.
Für Kleinunternehmer reicht die vereinfachte Rechnung nach § 34a UStDV. Auf der Rechnung steht deine Steuernummer. Die Angaben zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in den Fällen des § 14a UStG entfallen (§ 19 Absatz 1 UStG).
Bei einer GmbH kommen die Angaben auf Geschäftsbriefen dazu, und eine Rechnung ist ein Geschäftsbrief: Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer (§ 35a GmbHG). Bei der UG steht „UG (haftungsbeschränkt)“ in der Firma (§ 5a GmbHG).
Eine E-Rechnung muss eine Kleinunternehmer-GmbH nicht ausstellen, sie darf eine freiwillig schicken. Empfangen können muss sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, ein eigenes Postfach dafür reicht.
Vorsteuer: wann sich der Verzicht rechnet
Kleinunternehmer können die Umsatzsteuer aus Einkäufen nicht als Vorsteuer abziehen. Das fällt ins Gewicht, wenn Gründungskosten und Anschaffungen hoch sind. Kauft die Gesellschaft eine Maschine für 10.000 € netto, stecken 1.900 € Umsatzsteuer im Preis. Als Kleinunternehmer holt sie diese 1.900 € nicht zurück, mit Verzicht auf die Regelung schon.
Der Verzicht geht bis Ende Februar des zweiten Folgejahres und gilt ab Beginn des betreffenden Jahres. Du bist mindestens 5 Kalenderjahre daran gebunden (§ 19 Absatz 3 UStG). Rechne vorher mit dem Steuerberater durch, ob deine Kunden die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen können. Gewerbliche Kunden können es, Privatkunden nicht.
Was bei einer GmbH zusätzlich gilt
Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Alles andere bleibt, wie es für Kapitalgesellschaften gilt:
- Buchführung: Die GmbH ist Kaufmann kraft Rechtsform (§ 6 HGB) und führt Bücher mit Bilanz, eine einfache Einnahmenüberschussrechnung gibt es für sie nicht
- Körperschaftsteuer: 15 Prozent auf den Gewinn (§ 23 KStG), unabhängig von der Kleinunternehmerregelung
- Gewerbesteuer: Der Freibetrag von 24.500 € gilt nur für Einzelunternehmer und Personengesellschaften (§ 11 GewStG), die GmbH hat ihn nicht
- Voranmeldungen und Jahreserklärung zur Umsatzsteuer entfallen in der Regel, das Finanzamt kann eine Erklärung trotzdem anfordern (§ 19 Absatz 1 UStG, § 149 AO)
GmbH in einer Unternehmensgruppe
Gehört die GmbH zu einer umsatzsteuerlichen Organschaft, wird der Organkreis als ein Unternehmen behandelt (§ 2 Absatz 2 Nr. 2 UStG). Dann zählt der Umsatz des ganzen Kreises, nicht der einer einzelnen Gesellschaft. Ob bei dir eine Organschaft vorliegt, klärt ein Steuerberater.
Für Einzelpersonen und Handelsvertreter
Startest du ohne Gesellschaft als Einzelperson, steht alles Wichtige im Ratgeber Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen und Rechnung erklärt. Wie der Weg in die Selbstständigkeit im Vertrieb aussieht, beschreibt der Ratgeber Selbstständig im Vertrieb. Wann passt dir ein erstes Gespräch darüber? Das Formular dauert rund 60 Sekunden.
Häufige Fragen
Wie hoch ist die Grenze der Kleinunternehmerregelung bei einer GmbH 2026?
Im Vorjahr höchstens 25.000 € Gesamtumsatz und im laufenden Jahr höchstens 100.000 €, jeweils netto. Die Grenzen gelten seit dem 1. Januar 2025.
Wie melde ich die Kleinunternehmerregelung bei der Gründung an?
Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER gibst du an, dass die Gesellschaft Kleinunternehmer sein will, und schätzt den Umsatz des ersten Jahres. Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 €, darüber wird der Umsatz steuerpflichtig (BMF-Schreiben vom 18.03.2025).
Muss eine Kleinunternehmer-GmbH eine Bilanz erstellen?
Ja. Die Buchführungspflicht folgt aus der Rechtsform (§ 6 HGB) und nicht aus der Umsatzsteuer. Die Kleinunternehmerregelung ändert daran nichts.
Darf die GmbH als Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?
Nein. Wer Kleinunternehmer ist, kann die Umsatzsteuer aus Einkäufen nicht als Vorsteuer abziehen. Wer das nutzen will, verzichtet auf die Regelung und ist daran 5 Jahre gebunden.
Was steht auf der Rechnung einer Kleinunternehmer-GmbH?
Keine Umsatzsteuer, dafür der Hinweis auf § 19 UStG, die Angaben nach § 34a UStDV und die Pflichtangaben eines Geschäftsbriefs nach § 35a GmbHG, also Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und Geschäftsführer.
Muss eine Kleinunternehmer-GmbH E-Rechnungen schreiben?
Ausstellen muss sie keine E-Rechnung. Empfangen können muss sie E-Rechnungen von Geschäftspartnern seit dem 1. Januar 2025.
Gilt die Kleinunternehmerregelung auch, wenn die GmbH zu einer Organschaft gehört?
Bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft zählt der Organkreis als ein Unternehmen (§ 2 Absatz 2 Nr. 2 UStG). Ob die Regelung dann greift, klärt ein Steuerberater.